Ön Büro Yöneticisi

ÖN BÜRO YÖNETİCİSİ ARANIYOR

Şirketimizin ön büro operasyonlarını yönetecek, müşteri ve ziyaretçilerimizin profesyonel bir hizmet almasını sağlayacak, iletişimi güçlü ve organizasyon becerisi yüksek bir Ön Büro Yöneticisi arıyoruz.
 

Görev ve Sorumluluklar

• Müşteri ve ziyaretçilerin karşılanması, ilgili kişi ve departmanlara yönlendirilmesi süreçlerini yönetmek.
• Telefon, e-posta ve diğer iletişim kanallarından gelen taleplerin zamanında yanıtlanmasını ve takibini sağlamak.
• Randevu, toplantı ve ziyaret takvimlerini koordine etmek.
• Ön büro ekibinin görev dağılımını yapmak, iş akışını takip etmek ve hizmet kalitesini geliştirmek.
• Satış, müşteri ilişkileri ve idari işler ekipleriyle koordineli çalışmak.
• Müşteri talep ve şikâyetlerini kayıt altına almak, ilgili birimlere iletmek ve sonuçlanmasını takip etmek.
• Ziyaretçi kayıtları, yazışmalar, evrak ve dosyalama süreçlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak.
• Karşılama alanı ve toplantı odalarının düzenini ve kullanıma hazır olmasını takip etmek.
• Günlük operasyonlar ve bekleyen işler hakkında yönetime düzenli bilgi vermek.
• Şirket ve müşteri bilgilerinin gizliliğini korumak.

Aranan Nitelikler

• Tercihen üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun.
• Ön büro, resepsiyon, müşteri ilişkileri veya ofis yönetimi alanlarında en az 3 yıl deneyimli; tercihen ekip yönetmiş.
• Türkçe ve İngilizceyi sözlü ve yazılı olarak etkin kullanabilen.
• İkinci yabancı dil bilgisi tercih sebebidir.
• MS Office programlarını kullanabilen; tercihen CRM ve dijital randevu sistemlerine hâkim.
• Planlama, organizasyon ve takip becerileri güçlü.
• Yoğun iş akışında önceliklendirme yapabilen ve çözüm odaklı çalışabilen.
• Profesyonel temsil becerisine sahip, güler yüzlü ve müşteri memnuniyetini önemseyen.
• Ekip çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve detaylara özen gösteren.